【2026年最新版】海外発送に必要なインボイスとは？書き方・記入例・配送書類の基本を解説
リユース・越境 コラムリユース・越境 現場ガイド配送関連 作成 2026-08-10
これからリユース販売を始める方や、始めたばかりの方の中には、
「海外発送を始めたいが、どんな書類が必要なのだろう」
「インボイスの書き方がよく分からない」
「書類の記載ミスで配送トラブルにならないか不安」
と感じている方もいるのではないでしょうか。
海外発送では、商品を梱包して送るだけではなく、税関へ提出する書類の準備も欠かせませんが、特にインボイスは、関税や通関の判断に使われる重要な書類であり、記載内容によっては配送遅延や返送につながることもあります。
本記事では、海外発送で必要になる配送書類の種類から、インボイスの書き方、HSコードの考え方、発送時の注意点を解説します。
海外販売を始める際の基礎知識として、ぜひ参考にしてみてください。
海外発送ではどんな配送書類が必要？
配送書類の全体像
物品を海外へ送る場合、通関のための公式書類を準備する必要があり、クーリエ（国際宅配便）を利用する際は、インボイスが通関の中核書類となります。
一方で、郵便を利用する場合は、CN22またはCN23といった税関告知書が基本です。
これらの書類は、税関が課税の有無や通関の可否を判断するための中心的な資料として機能し、近年はこれらの情報が紙だけでなく、電子データとしても事前送信されています。
※出典：日本郵便「記入上のご注意」
そのため、「注文情報」、「在庫情報」、「配送ラベル情報」、「インボイス情報」のすべてが一致していることが、通関をスムーズに進める重要な判断基準です。
代表的な配送書類一覧
Commercial Invoice（以下：インボイス）とは？
なぜインボイスが必要なのか
インボイスは、単なる請求書ではなく、税関が貨物を識別し、評価するための公式書類で、荷物の数量や価格、取引条件が正確に記されており、税関と金融機関が認識する法的に重要な文書として扱われています。
つまり、越境ECにおける販売データを、税関向けの言葉に変換したものがインボイスだと考えられ、この情報をもとに税関が税金や関税を計算するため、インボイスの記載ミスは単なる書類の不備ではなく、課税根拠のミスに直結します。
※出典：DHL「How to Prepare a Commercial Invoice for Global Shipments」
海外発送でよく使われる代表的な書類
- 配送ラベル：日本郵便やDHL・FedEx・UPSなど配送会社が発行する送り状です。
- インボイス：誰が誰に何をいくらで送るかを示し、税関が確認する主要文書です。
- CN22 / CN23：日本郵便などで使用される税関告知書で、万国郵便連合（UPU）でも郵便物の税関申告フォームとして位置づけられています。
- Packing List：梱包ごとの重量や容積などを記載し、インボイスを補完しますが、インボイスの代わりにはなりません。
これらの書類は、宛先国や内容品、商用かどうかによって必要な組み合わせが変わります。
たとえば、
- 米国：CN23とインボイスが必要になる場合があります。
- カナダ：商用かつ一定金額以上ではインボイスが必要になる場合があります。
状況に応じて、必要となる書類が何かを確認してみましょう。
税関ではどこを確認している？
税関当局は、提供された書類のさまざまな項目を細かくチェックしており、当事者情報（送り主と宛先）、品名の具体性、数量、単価、合計額などが対象です。
さらに、取引で使用された通貨、原産国、HSコード、商品の重量、輸出理由（Reason for export）に加え、売主・買主の費用負担やリスク負担を定める取引条件（インコタームズ）が記載される場合もあります。
なども重要な確認ポイントとなっており、配送の責任範囲を示すインコタームズ（Incoterms）が含まれることもあります。
これらの必須項目が漏れなく正確に記載されていることが、スムーズな通関を実現する見逃せない点です。
インボイス不備で起こりやすいトラブル
インボイスの不足や不正確な申告があると、想像以上に重いトラブルに発展する傾向があり、通関で荷物が止まり、配送遅延や返送につながるだけでなく、追加課税やペナルティが発生する可能性もゼロではありません。
正確な書類作成を心がけることが、配送トラブルや通関トラブルの防止につながります。
インボイスの書き方
記載する主な項目
インボイスに記載すべき主な項目は、基本的にどの配送会社でも共通しており、送り主情報（SHIP FROM）、宛先（SHIP TO）、商品名、数量、単価、合計金額、そして取引通貨を明記します。
これに加えて、HSコード、原産国（Country of Origin）、輸出理由（Purpose of Shipment）、そして責任を示す署名（Signature）が必要で、各項目を正確に埋めることで、税関の審査を円滑に進めやすくなります。
商品説明の書き方
商品説明は、「税関の担当者が見てすぐに商品を特定できるか」を基準に記載する必要があり、「何であるか」、「何でできているか」、「何に使うか」を示すことが推奨されています。
単に品目を書くだけではなく、素材や用途などの属性を付け足すのがコツであり、詳細な記載を心がけることで、不要な確認作業や遅延を防ぐことができます。
リユース品で意識したいポイント
中古品やブランド品を送る際は、単なる「中古」や「ブランド名」だけの記載では不十分で、元の品目を特定する記述に、状態を示す言葉を添える方法が効果的です。
以下のような表現を参考にしてみましょう。
- アパレル：「Men’s T-shirt, 100% cotton, Pre-owned」
- フィギュア：「Anime figure, PVC painted collectible toy」
- バッグ：「Pre-owned leather handbag, genuine leather」
- 時計：「Pre-owned wrist watch, stainless steel case」
このように、商品の実態と状態を正確に伝えることが重要であり、ブランド品の場合はブランド名やモデル名、シリアル番号を補足しておくのも有効な手段となります。
よくあるNG例
通関で止まりやすい代表的なNG例は、抽象的な単語だけを記載することであり、以下のような表記は、詳細が不明とみなされやすくなります。
- Gift
- Clothes
- Parts
- Sample
- Used goods
特に「Gift」や「Sample」と書いたからといって、関税が免除されたり申告が簡略化されたりするわけではなく、無償の品であっても、実際の価値を正確に申告することが求められます。
※出典：日本郵便「税関告知書について」
HSコードと原産国はなぜ重要？
HSコードとは
HSコードは、商品を国際的に共通の基準で分類するために設けられた6桁の番号で、あらゆる貿易対象品目を分類し、世界中で統一されたカテゴリ番号として機能しています。
税関はこのコードをもとにして、関税率や規制内容を判断しているため、正確なHSコードを申告することは、正しい関税額を算出するための前提条件となります。
※出典：JETRO「HSコード」
HSコードの調べ方
HSコードを調べる際は、日本郵便の品名検索や、税関の分類検索サイトを活用すると便利で、品名の英訳とコードの例を同時に確認できるため、初心者でも扱いやすいツールとなっています。
公開されている例をいくつか挙げます。
- Tシャツ：6109100010
- フィギュア：9503002190
- 革製ハンドバッグ：4202210090
- 腕時計：9102990000
仕向国の要件に合わせて、6桁から10桁の適切なコードを確認しておくと安心で、EU向けなどでは、8桁のCNコードや10桁のTARICコードが求められるケースもあります。
原産国表記の考え方
原産国は、課税や規制、FTA（自由貿易協定）の適用可否、さらには真贋確認の起点となる重要な項目で、原産地に誤認を生じさせる表示がある貨物は、日本の税関でも輸入不許可の対象になることがあるため、リユース品やブランド品を扱う際は、特に注意して確認しておくと安心です。
また、原産国は「発送する国」ではなく、「商品が製造・組み立てられた国」を指し、たとえば、日本から発送する荷物であっても、中身がイタリア製のバッグであれば原産国は「Italy」になります。
発送方法によって書類はどう違う？
日本郵便
日本郵便を利用する場合、国際郵便マイページサービスを通じて送り状や税関告知書（CN22/CN23）を作成しますが、手書きのラベルでは送ることができず、事前に入力した情報が通関電子データとして送信される仕組みです。
宛先の国や地域によって、インボイスや原産地証明書が追加で必要になるなど、細かな条件の違いがあるため、利用の際は、国別の最新の条件を確認しておくと安心です。
DHL
DHLは、Paperless Tradeという仕組みにより、インボイスを電子的に税関へ送信することが可能であり、MyDHL+というシステム上で、発送予約と同時にインボイスを作成したり、アップロードしたりできます。
パッケージの輸送にはインボイスが必要ですが、書類のみの輸送であれば不要であり、アカウント不要での個人利用にも対応しています。
FedEx
FedExでは、すべての国際コモディティ輸送においてインボイスが求められ、書類は3部印刷して提出するか、ETD（Electronic Trade Documents）機能を使って電子的にアップロードすることも可能です。
品名の明確化とHSコードの入力、そして電子送信設定を活用することが、通関遅延を回避する有効な手段とされています。
UPS
UPSは、出荷ラベルを作成する際にインボイスの入力をサポートしてくれ、アカウントがあればPaperless Invoiceを利用して、デジタルで書類を送信することが可能です。
紙で提出する場合は、インボイス3部と出荷ラベル2部を準備しますが、出荷後でも通関書類をアップロードできるなど、手続きの効率化が図られています。
eBay SpeedPAK
eBay SpeedPAKは、eBayの注文データと直接紐付いた公式の配送プラットフォームで、CPaSSというシステムを通じて、追跡番号の発行から配送ラベルの印刷までを一貫して行えます。
複数注文のラベルをPDFで一括ダウンロードできたり、電子取引書類（ETD）の設定ができたりと、eBayセラーにとっての利便性が追求されており、eBayの注文情報と配送情報を連携しながら発送できるため、発送件数が増えた場合でも管理しやすい仕組みとなっています。
海外発送でよくあるトラブルと注意点
品名や価格の記載ミス
品名を曖昧に記載したり、価格を過少申告したりするミスは、海外発送で起こりやすいミスの一つで、これらは税関での処理を滞らせ、追加課税や出荷拒否、さらには罰金の対象となる可能性があります。
「少し安く申告すれば買い手が喜ぶかもしれない」という発想は、税関実務においては逆効果になるため、無償のサンプルであっても、正確な価値と詳細な内容を申告することが大切です。
禁制品・制限品
国ごとに輸入が禁止・制限されている品物は多岐にわたり、知的財産権を侵害する模倣品などは当然のことながら、食品や日用品でも制限を受けるケースがあります。
ブランド品を送付する際は、取引の証拠となる資料や真贋を証明できる資料を手元に残しておくのが現実的な運用であり、発送前に各配送会社や仕向国の最新ルールを確認しておくと安心です。
※出典：日本郵便「国際郵便として送れないもの」 https://www.post.japanpost.jp/service/send/oversea/attention/restriction/
リチウム電池を含む商品の注意点
モバイルバッテリーやリチウム電池を含む機器は、航空危険物として厳しく制限されており、初心者がうっかり見落としやすい一方で、事故や差止めリスクが非常に高い分野です。
一部の条件下では機器に取り付けられた状態で送れることもありますが、対象国や取り扱いルールは頻繁に変更されるため、時計、カメラ、ゲーム機などを扱う際は、毎回配送会社の最新情報を確認するとスムーズです。
国ごとのルールの違い
海外発送において最も注意すべきなのは、「発送国のルールではなく、到着国の税関ルールが適用される」という前提で、以前は問題なく送れた商品でも、相手国の法令や税関の判断によって突然返送・没収されることがあります。
常に最新の国別規制ツールや禁制品リストを参照し、柔軟に対応できる体制を整えておくことが大切です。
発送件数が増えると書類管理はどう変わる？
手入力が増えることで起きやすいこと
販売件数が増え、発送作業が増えてくると、同じ注文情報を何度も別の画面に入力する手間が重くのしかかり、たとえば売り手の国や会社名、届け先の住所、SKU、商品説明、数量、重量、価格など、入力すべき項目は少なくありません。
手入力の回数が増えれば増えるほど、転記ミスが発生する確率も高まりますが、この転記ミスがそのまま通関ミスにつながり、予期せぬトラブルを引き起こすリスクがあると考えられます。
在庫・受注・配送情報をまとめて管理する考え方
こうした管理の負担を軽減するためには、在庫や注文、配送情報を一元的に管理する方法がありますが、海外販売では、eBayはCustom label、AmazonやShopifyはSKUなど、モールごとに在庫連携のキーが異なるため、手作業だと誤発送につながりやすい構造になっています。
発送件数が増えてきた場合は、在庫・受注・配送情報をまとめて管理できる仕組みを検討する方法もあります。
例えばワサビスイッチLITE（https://wasabi-inc.biz/world-switch/lite/）では、送り状発行や配送サービス連携に対応しており、発送まわりの情報を整理しやすくなるため、各モールの受注をまとめて処理し、必要な送り状やインボイスをスムーズに発行できるようになるのが特徴です。
業務の効率化を目指すタイミングで、こうしたシステムの活用を検討してみましょう。
よくある質問（FAQ）
個人でもインボイスは必要ですか？
内容品に金銭的価値がある物品を海外へ送る場合は、個人であってもインボイスや税関申告書が必要であり、正確な内容と価値を申告することで、円滑な通関が可能になります。
Giftと書けば関税はかかりませんか？
「Gift」と記載しても、関税が免除されるとは限りません。\
Giftは単なる輸出理由の一つであり、無償の品であっても実際の価値を正確に記載する必要があります。
※出典：日本郵便「税関告知書について」
中古品にもHSコードは必要ですか？
中古品であっても、その商品が何であるかを税関が判断するためにHSコードが必要であり、本来の品目のHSコードを使用し、商品説明に「Pre-owned」などを書き加えるのが一般的な対応です。
20万円を超える商品を送る場合はどうなりますか？
価格が20万円を超える郵便物を外国へ送る場合は、原則として税関への輸出申告が必要になり、事前検査や仕入書などの準備が求められるため、発送前に手続きの手順を確認しておくと安心です。
まとめ
ここまでの内容を整理すると、以下の3点がポイントになります。
- 税関向け書類（インボイス等）の正確な記載が海外発送の基本
- HSコードや原産国、具体的な商品説明がスムーズな通関を助ける
- 件数増加時は、情報の一元管理がミスの軽減につながる
まずは取り扱う商品のHSコードや、配送先に応じた必要書類から確認し、日々の書類作成や在庫連携の手間に課題を感じる場合は、ワサビスイッチLITE（https://wasabi-inc.biz/world-switch/lite/）などの仕組みを活用して、業務を整えていくのも一つの方法です。
WASABI SWITCH（ワサビスイッチ）のご紹介
弊社サービス「ワサビスイッチ」について、改めてご紹介いたします。
WASABI SWITCH（ワサビスイッチ）とは
リユース事業では、販路拡大、業務効率化など、さまざまな課題が存在します。
具体的には、在庫管理や出品作業が属人化しやすく、マンパワーに依存してしまうケースや、実店舗とECを交えた販売施策を進めたいものの、日々の業務負荷がボトルネックとなっているケースも少なくありません。
ワサビスイッチは、こうしたリユース事業における課題解決に特化したEC一元管理システムです。
また、国内 / 海外モールを含む30モール以上に商品を同時展開・在庫連携が可能。
販路拡大・売上向上に繋がります。
